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浅谈建设工程档案资料员队伍的规范化管理

发布时间:2017-09-25
 杨 珍  甯滔  周小婉 
【摘要】城建档案是传承城市人类文明的载体;建设工程档案是城建档案的重要组成部分,而工程档案资料员又是建设工程档案资料形成、收集、整理、审查、移交过程中的直接参与者和责任者,其政治思想素质、道德修养、工作责任心、业务素质和专业技能的高低直接影响到建设工程档案的质量,直接影响到城建档案的质量。本文主要探讨了建设工程档案资料员规范化管理的主要做法。
【关键词】工程档案资料员  规范  管理
       城建档案是城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料,是传承城市人类文明的载体。建设工程档案是城建档案的重要组成部分,是工程建设过程的真实记录,是城市规划、建设管理、突发事件应急处理、工程维修维护、解决房产纠纷、物管投诉、群众上访的重要依据,而工程资料员又是建设工程档案资料形成、收集、整理、审查、移交过程中的直接参与者和责任者,其政治思想素质、道德修养、工作责任心、业务素质和专业技能的高低直接影响到建设工程档案的质量,直接影响到城建档案的质量。因此,建立一支稳定的、高素质的、规范的工程档案资料员队伍不仅是城建档案事业建设发展的需要,也是城市建设发展事业的需要。
  一、建设工程档案资料员管理存在的问题
 (一)项目责任主体单位对建设工程档案资料员重视不够,有待加强管理
当前形势下,少数项目建设单位、建筑企业、监理企业、房地产企业仍存在工程档案意识淡薄、对工程档案资料员的重视度不够等问题,主要表现在缺乏健全的管理制度、未纳入项目体系管理、提供的培训机会少、待遇偏低等方面,导致建设工程档案资料员责任心不强、敬业精神和职业道德素质不高,直接影响了建设工程档案资料员的工作积极性,也影响了工程档案的质量和城建档案管理工作。
    (二)建设工程档案资料员专业素质不高,有待加强培训
从全市来看,持证上岗的建设工程资料员绝大部分不是专业的档案管理专业人才,也没有经过严格的专业培训,对工程档案管理经验和理论知识缺乏。随着建设工程纸质档案、电子档案、声像档案一体化移交进馆的实施,明显表现出建设工程资料员不能高标准的完成建设工程档案资料各种载体的收集、整理、归档,不适应现代化城建档案管理的方式。
    (三)建设工程档案资料员流动性大,管理制度有待健全
从建设工程档案资料员队伍来看,大多数人员存在兼职工作、跳槽现象频繁、流动性大,从而造成建设工程档案资料员队伍不稳定,加之缺少对建设工程档案资料员规范化管理的相关管理制度,这就对建设工程档案质量造成很大隐患,也给建设工程档案资料员的管理带来一定的困难。
  二、规范管理建设工程档案资料员队伍的思考
  针对存在的问题,结合实际情况,为加强建设工程档案资料员队伍建设,促进规范化管理,笔者对建设工程档案资料员队伍管理工作进行了一些有益的探讨,认为要做好建设工程档案资料员管理工作可以从以下几方面入手:
    (一)广泛宣传,提高对建设工程档案资料员管理重要性的认识
针对项目建设单位、建筑企业、开发企业在工程建设中存在重建设、重管理、轻资料的现象,城建档案管理部门需要加大对城建档案和城建档案工作的宣传力度,充分利用网络平台、设置宣传栏、印制宣传册、召开座谈会、下基层调研等形式广泛宣传城建档案的法律法规和有关政策,利用多种方式加强对建设工程档案资料、工程档案资料员重要性的宣传,进一步提高社会公众对城建档案的认知度,形成一个重视建设工程档案管理、重视工程档案资料员队伍建设的良好氛围。
     (二)建章立制,确保建设工程资料员管理有章可循
根据《城乡规划法》、《档案法》、《建设工程质量管理条例》、《四川省城建档案管理规定》、《四川省建设工程文件归档技术管理规定》、《四川省城建档案从业人员岗位培训及办证工作实施细则》等相关法律法规和文件精神,城建档案管理机构需要进一步建立健全建设工程档案资料员《持证上岗制度》、《登记管理制度》、《继续教育管理制度》、《信用管理制度》等管理制度,进一步明确建设工程档案资料员基本条件和主要工作职责以及持证上岗的有关要求,确保建设工程资料员管理有章可循。
     (三)重视培训,提高建设工程档案资料员业务素质
要收好、管好、用好城建档案,特别是要做好灾后重建、保障性住房以及重点市政、公用、房地产建设项目的工程档案资料的归集管理,更好地发挥城建档案的作用。首先要从源头抓起,加强工程档案资料员的培训,积极组织项目建设单位、建筑施工、房地产开发、勘察设计、监理等单位的档案资料员参加各类专业培训,使其基本具备城建档案管理以及城乡规划、建设等相关专业理论知识,掌握了建设工程档案业务的基本方法及技能,形成一支较为稳定的城建档案队伍。
     (四)加强管理,促进建设工程档案资料员队伍规范化
积极探索建设工程档案资料员规范化管理的长效机制,从严格把好“登记关”、“查验关”、“信用管理关”入手,加大管理力度,促进建设工程档案资料员队伍规范化管理。
1、实行登记备案管理,掌握建设工程档案资料员基本情况
实行登记备案管理。由城建档案管理机构明确专人对工程档案资料员进行登记,建立工程档案资料员信息库,将资料员基本信息录入管理系统。凡取得省级以上建设行政主管部门和专业培训机构颁发的岗位培训合格证书和城建档案资料员岗位章的工程档案资料员,应到城建档案管理机构进行登记备案。登记备案的内容主要包括基本情况、业绩情况、变更情况、信用评定情况等方面内容。通过登记备案管理,全面掌握工程档案资料员的基本信息,方便管理。
2、实行持证上岗管理,规范建设工程档案资料员管理
  一是从事建设工程档案资料工作的人员应持有省级以上建设行政主管部门和专业培训机构颁发的岗位培训合格证书和城建档案资料员岗位章;二是上岗执业的建设工程档案资料员的岗位证(章)应在规定年限内使用,并在证(章)到期前半年内参加继续教育,通过学习考试合格后办理城建档案员证书续期,并更换岗证章;三是在办理工程施工许可签订《建设工程档案报送责任书》时,申报单位需出示建设工程档案资料员岗位培训合格证书原件,提交复印件,建设工程档案资料员需在《建设工程档案报送责任书》上签字并加盖岗位章;四是建设工程档案形成、收集、整理过程中,凡要求建设工程档案资料员签字处,如《设计变更通知单汇总表》、《竣工图签证表》均应签字并加盖岗位章;五是建设工程档案预验收和建设工程档案移交进馆时,需查验建设工程档案资料员的岗培证书原件。建设工程档案资料员须在《建设工程竣工档案资料审查告知单》和《工程项目城建档案移交备查表》上签字并加盖岗位章。通过持证上岗管理,将进一步提高工程档案质量,规范队伍管理。
  3、实行信用管理,规范建设工程档案资料员行为
(1)由城建档案管理机构建立城建档案从业人员执业资格信用管理系统,负责收集已注册登记的建设工程档案资料员的所有信用信息,并录入管理系统数据库,为其建立信用档案。
(2)由城建档案管理机构建立建设工程档案资料员考核评价标准,采取多种形式,考核评价。
(3)由城建档案管理机构建立建设工程档案资料员考核评价机制。内容包括:一是建立相关职能部门参与的信用考核机制,通过联合执法监督检查、抽查等方式,按照考核评价标准对建设工程档案资料员进行检查考核;二是建立城建档案管理机构专项检查考核机制,以项目为单位,按照考核评价标准,对建设工程资料员进行检查考核;三是建立由工程项目参建责任单位对城建档案资料员的评价机制,以项目为单位,通过评议方式,由工程项目参建责任主体单位,按照考核评价标准对建设工程档案资料员进行考核评价;四是建立建设工程档案资料员自行提供信用信息的考核机制,由建设工程档案资料员自行向城建档案管理机构提供获得县级以上行政主管部门、相关职能部门、行业协会、所在单位的表彰、评优评先、荣誉称号及其他良好评价、认定、认证等情况,由城建档案管理机构考核评价;五是建立举报投诉机制,通过设置投诉电话、投诉箱、网站投诉专栏等方式对资料员不良行为进行投诉,进行考核评价。通过建立建设工程档案资料员规范化管理的长效机制,努力实现考核机制完善、监督机制健全、奖惩制度明确的诚信管理目标,树立城建档案诚实守信的行业风气。
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