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浅谈新形势下城建档案管理的现状、难点及对策

发布时间:2017-09-25
德阳市城建档案馆  齐怡  杨珍  李佳靖
[摘要]  通过对新形势下城建档案管理现状、难点的分析,探讨进一步加强城建档案管理的对策,从而促进城建档案管理工作可持续健康发展。
[关键词] 城建档案 现状 难点 对策
       城建档案是城市可持续发展的宝贵资源,是城市发展的真实记录。近年来,城建档案的社会地位有所提高,在收集、整理、保管、编研、利用、执法等方面的工作得到相应完善。但随着城镇化和信息化的不断推进以及现有档案管理模式和信息技术的滞后,对城建档案管理提出了新的挑战。本文结合德阳市城建档案管理情况,分析当前管理工作存在的难点和问题,提出相应对策及设想。
一、城建档案管理现状及难点分析
(一)城建档案管理现状
1、城建档案宣传力度不够,社会认知度不高,企业重视程度不够。1980年颁布的《科学技术档案工作条例》第一次明确提出建立城市基本建设档案馆的问题,历经30多年的发展,人们对城建档案的重要性有了一定的认识,但还远远不够。不少建设单位尤其是工业、学校、医院等单位对自己的基建档案重视度不够,甚至连长期从事房地产开发的企业对建设工程档案资料的管理都没有引起足够的重视。
2、城建档案的相关法律法规不完善。城建档案立法落后于城建档案工作发展的需要,城建档案法规与建设行业及文书档案相关法规有矛盾,法规体系尚未形成,缺乏上位法的支撑,可操作性的地方性规章制度不健全,存在有法难依、无章可循的现象。
3、城建档案管理水平参差不齐,跟不上时代发展的需求。大部分建设单位不重视档案,没有专门的档案管理部门、办公场所、管理人员和管理制度,档案工作人员流动性大,造成部分档案资料缺失、毁损。部分中小城镇城建档案馆经费欠缺、人员少、管理模式落后,电子档案与纸质档案的不同步,甚至尚未启动,不能适应高速发展的信息化进程。
4、城建档案归档资料缺乏统一的标准格式。档案工作人员对资料的严肃性、证据性认识不够,虽有档案归档规范但不按照规范要求做,资料的成套性、准确性、完整性得不到保障,没有统一的标准格式,存在资料内容填写不全或错误、签章不全或滞后,以复印件代替原件等情况。
5、城建档案利用率低,服务方式单一。城建档案利用和服务仅限于查阅,服务方式较为单一,没有对馆藏档案资料进行深入挖掘利用,编研成果少或没有。
6、档案工作人员少、业务水平参差不齐。由于城建档案的社会地位不高,对其重要性认识不够,档案工作人员偏少,事业单位增编困难,专业技术人员少或缺乏,知识结构不均衡,不利于档案的管理和城建档案事业的健康发展。
(二)存在的问题和难点
1、城建档案收集困难。从整体情况看,档案资料收集地上多,地下少;从分类大纲上看,部分档案收集存在漏项,甚至是空白。二是收集方式过于单一。主要反映在纸质档案收集比较多,其他载体档案少案卷质量差、不规范。
2、档案信息化建设进度缓慢
      由于城建档案馆基础设施落后、经费紧张、人员技术力量薄弱,技术组织缺乏有力支撑、管理技术缺乏规范性、标准规范不统一,导致城建档案信息化进程缓慢。
(1)硬件滞后。城建档案信息化要求信息资源共享与信息快速流转,而目前馆内的硬件配置、网络组建仍然滞后。仅靠馆内有限的人力实施海量城建档案资源的收集、整理、保管、利用显然不能适应信息化快速发展的要求。
(2)软件开发和系统开发的节奏过缓。软件、系统开发是对传统档案管理手段的提升,需要对整个系统或地区进行统筹安排,而目前软件、系统开发都缺乏相应的应对措施。
(3)现有管理理念需有待转变。信息化档案管理与传统的档案管理有着质的飞跃,仅靠按部就班的理念转变,不仅满足不了城市建设的迅猛发展,也有悖科学发展观的基本要求,这就迫切需要档案管理人员拓宽视野,不断进行管理知识和手段的更新,而此方面恰恰是当前城建档案管理的薄弱环节。
二、对策及设想
(一)加大宣传力度,拓展宣传方式
一是结合“国际档案日”和档案机构成立周年纪念日开展可以开展各种主题鲜明、内容丰富、形式多样的宣传活动,加大城建档案的宣传力度,提供公众对城建档案的社会认知度。二是采取主动上门服务、不定期地举办培训、座谈、研讨会议、图片展览、演讲、竞赛以及画册、广播媒体和网络等对档案法制、档案知识、档案馆藏和档案工作等方式进行广泛宣传。三是通过打造独有的城建档案文化,树立品牌效应,采用市场营销策略,对城建档案资源利用进行宣传,使城建档案能够“有为才有位”,从而提升城建档案的社会地位,使得公众认识到其重要性而推动城建档案资源的收集和利用工作的发展。
(二)建立健全城建档案法制体系,推动依法治档
1、清理现行法律法规,建立健全城建档案法制体系,做到有法可依。根据新形势编制适应新环境的法律法规、部门规章和地方性规章,建立健全各项管理制度用以指导城建档案管理工作。将城建档案管理纳入规划和建设管理程序之中,将城建档案内容融入城市建设的相关法规中,实现城建档案工作与城市建设协调管理、同步发展。
2、积极协调,取得执法主体资格,加强城建档案执法监督工作。例如每年集中开展专项检查指导和参加城市建设其他部门的检查活动,真正实现用法律手段来管理城建档案工作,做到有法必依、执法必严、违法必究。
(三)加大城建档案基础档案的收集,进一步丰富馆藏
1、调整档案管理机制,细化并制定具有可操作性的城建档案管理实施细则,将城建档案管理融入基本建设体系,从而促进城建档案的收集。在规划和施工许可审批环节,建设单位需与城建档案馆签订《建设工程档案报送责任书》,并通过合同制约明确建设工程相关单位的归档职责;城建档案馆根据工程情况对其城建档案进行事前、事中、事后的监督指导服务,办理竣工备案和房地产登记时查验工程档案验收认可文件。
2、积极协调建设行业其他行政主管部门,将竣工档案入馆情况纳入相关考核体系,以促进城建档案的收集。例如重点工程项目可以协调发改委在批准立项时查验报批单位之前批准项目的城建档案质量认定情况,将此作为前置条件;协调财政部门在支付工程尾款时,查验城建档案资料认定情况作为工程尾款支付的前置条件。
3、推动城建档案管理的诚信建设。将建设单位和资料员对竣工档案报送的情况纳入诚信建设体系,通过招投标和资质报审加(减)分来促进城建档案资料的收集。
4、扩展馆藏门类,改善馆藏结构,积极推行档案资源收集方式的多元化。加大对历史城建档案、重点工程项目档案、城市基础设施档案、地下管线档案的收集力度。
5、运用多种手段,大力发展声像档案的收集。通过城建档案馆自行拍摄或者委托专业摄影人员拍摄以及向社会征集的方式,建立城市面貌档案。包括城市基本设施、重大事件、重大会议、历史古迹、风景名胜、村镇建设、旧城旧貌、城市交通、城市服务发展、居民住宅状况、地下公共设施、标志性建筑、学校、医院、工业产业园区等,均可通过声像将其作为宝贵的“城市记忆”保存下来,而不至于湮灭在历史长河中,也是一种城市文化的传承。
(四)加速建立数字化档案馆,推动城建档案信息化建设
 一是合理加大硬件投入。根据信息化建设需要,利用现有现代化办公设施,逐步搭建档案资源流转、利用平台,缩短档案资源归档的周期,提高城建档案的准确性、时效性及利用率;二是积极进行软件及系统开发。对档案信息管理实施分步开发,优先满足小区域既有档案资源的信息化需求,并兼顾大区域信息化开发的过渡。 
(五)提升城建档案工作人员素质,打造人才队伍
1、加强城建档案工作人员的学习教育和培训。通过定期或不定期的组织学习、开展培训,鼓励自学等方式,来提升城建档案工作人员的综合业务水平。
2、合理配置人力资源。按照城建档案发展需要,城建档案工作人员需要具备档案、建筑、计算机等多方面的技能。需要通过多种手段引进各种专业技术人才和管理人才,如高薪外聘、临时借调,向社会公开招聘等。同时借鉴企业管理的一些先进经验,采用相关措施防止人才的流失,比如提供具有竞争力的薪酬;人职匹配;领导与职工交流;鼓励和激励先进;创建档案文化和品牌、将单位的发展和职工的发展联系起来,增加集体荣誉感和归属感等。
3、采用“走出去、请进来”的方式,积极与先进城建档案馆进行交流学习,借鉴先进经验,不断完善和进步。
       总之,在新形势下城建档案管理工作要可持续地发展下去,就必须改变观念,积极创新,以法制建设为依托,以人才建设为重点,以服务社会为宗旨,建立适应新形势的城建档案管理体制,为城市建设和经济发展提供服务。
参考文献:
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