技术规范、规程

城市建设档案案卷质量规定

发布时间:2017-09-26
国家建设部关于印发《城市建设档案
案卷质量规定》的通知
 
(建办〔1995〕697号)
 
各省、自治区、直辖市建委(建设厅),计划单列市建委:
现将《城市建设档案案卷质量规定》印发给你们,请贯彻实施。
附件:城市建设档案案卷质量规定
 
中华人民共和国建设部(盖章)
一九九五年十二月二日
 
 
城市建设档案案卷质量规定
 
       为加强城市建设档案(以下称城建档案)管理,提高案卷质量,更好地为城市建设服务,根据国家技术监督局发布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(CB/T11822—89)和有关规定,特制定本规定。
1.主题内容与适用范围
本规定规定了城建档案的组卷、排列、编目、卷皮规格及其制成材料的质量要求。
适用于普通纸质城建档案的案卷管理。某些特殊形式城建档案的案卷管理,可参考本规定。
2.名词术语
2.1 城建档案是指在城市建设活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的城建文件材料。
2.2 城建文件材料是记录和反映城市建设活动的文字、图表、声像等文件材料的总称。
2.3案卷是由一组具有有机联系、价值大体相同的城建文件材料组合而成的一种档案保管单位。
2.4卷内目录是案卷内登记文件材料及其排列顺序的目录。主要项目有序号、文件编号、文件材料题名、责任者、总页数、页次、备注等。
2.5 卷内备考表是用以记载和说明归档前、后案卷内文件材料基本情况的表格。主要项目有本卷总页数(文字材料、图纸数、照片数)、说明、立卷入、日期等。
2.6 分类号
2.7 档号、档案的编号,包括分类号和案卷号。
2.8 档案馆代号
2.9 缩微号
2.10 项目代号
3.组卷要求
3.1 组卷要遵循城建文件材料的形成规律,保持案卷内城建文件材料的系统联系,并便于档案保管和利用。
3.2城市规划、管理、建设工程、科研项目文件材料应按专业性质、结构、阶段等分别组卷。
3.3 进城建档案馆的文件材料应是原件。
3.4 案卷内城建文件材料必须齐全完整并有完备的签章手续。
3.5 案卷同城建文件材料必须准确反映城市规划、建设、管理等活动的真实内容。
3.6 案卷内文件制作和书写材料必须能够长期保存。
3.7 卷内文件材料书写字迹要工整,图样整洁,线条清晰。
3.8 案卷不宜过薄或过厚,一般以厚15mm 左右为宜。
4.案卷内城建文件材料的排列
4.1 科研课题文件材料按形成时间排列,即按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
4.2 建设工程文件材料大体按建设程序依次排列,即依据性文件材料、基础性文件材料,设计、施工、竣工验收的顺序排列。
4.3竣工图样按建筑、结构、水、暖、电等顺序排列。
4.4 设备文件材料按依据性材料、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试、设备运转、维修等排列。随机图样也可单独组卷。
4.5城建管理性文件材料按问题、时间、地区、重要程序排列。
4.6卷内城建文件材料排列应文字在前,图纸在后。各种文字材料排列,印本在前,定稿在后;审批文件在前,申请文件在后。
5.案卷的编目
5.1? 编写卷内文件页号
5.1.1 案卷内城建文件材料均按有书写内容的页面编写页号,每卷页号从“1”开始,卷与卷之间页号不能连续。
5.1.2 页号编写位置:单面书写的城建文件材料在右上角编写页号,两面书写的城建文件材料,正面在右上角,背面在左上角编写页号。
5.1.3 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
5.2 案卷封面的编制
5.1.1 案卷封面可采用外封面和内封面两种形式。外封面印刷在卷皮的正面,内封面排列在卷内目录之前。内、外封面式样见图1。
5.2.2 案卷封面的构成,包括分类号、档号、档案馆代号、缩微号、项目代号、案卷题名、责任者、编制日期、移交单位、密级、保管期限、总卷数、卷数、页数、总登记号。
5.2.3 分类号? 依据《城市建设档案分类大纲》填写。
5.2.4 档号? 填写档案的分类号和案卷顺序号。
5.2.5 档案馆代号? 填写国家给定的本档案馆(室)的编号。
5.2.6 缩微号? 填写缩微时给定的本案卷的编号。
5.2.7项目代号? 填写工程、课题、设备的代字或代号。
5.2.8 案卷题名? 案卷题名应简明、准确揭示卷内城建文件材料的内容,包括立档单位名称、工程项目名称、文件材料名称及工程时间特征、地址、专业特征等。
5.2. 责任者 填写案卷内城建文件材料的形成单位或主要责任者。
5.2.10 编制日期? 填写案卷内城建文件材料的起止日期。
5.2.11 移交单位。
5.2.12 密级? 依据保密规定填写。
5.2.13 保管期限? 填写其划定的保管期限。
5.2.14 总卷数、卷数、页数? 填写工程总卷数,第几卷,本案卷内文件材料页数。
5.2.15 总登记号。
5.3案卷脊背的编制
案卷脊背项目有档号、案卷题名。式样见图2。
5.4 卷内目录的编制
5.4.1 卷内目录式样见图3。
5.4.2 顺序号? 以1份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。
5.4.3文件编号? 填写城建文件材料的文号或图号。
5.4.4 文件材料题名? 填写城建文件材料标题的全称。
5.4.5 责任者? 填写城建文件材料的直接形成单位或主要责任者。
5.4.6 总页数? 填写城建文件材料单份页数。
5.4.7 页次? 填写文件材料所在卷内的页次。
5.4.8 卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。
5.5卷内备考表的编制。
5.5.1 卷内备考表的式样见图4。
5.5.2卷内备考表主要标明案卷文件材料的总页数、各类文件材料页数以及立卷单位和案卷接收单位对案卷完整、准确情况的审核说明。
5.5.3卷内备考表排列在案卷内城建文件材料的尾页之后。
6.案卷装订的要求
6.1?案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料卷必须装订,采用线绳三孔左侧装订,要整齐、美观、牢固,便于保管和利用。
6.2 案卷内不同幅面的图样要折叠为297mm210mm 统一幅面。折叠采用手风琴式,图标栏露在外面。
6.3 案卷装订时必须去掉金属物。
6.4 案卷不装订时,其文件材料要按照卷内目录的编排顺序排列。
7.卷皮、表格的规格及其制成材料的质量要求
7.1 城建档案案卷卷皮一般采用夹、盒两种形式。
7.1.1 卷夹的外表尺寸为310mm220mm,厚度为20mm。
7.1.2? 卷盒的外表尺寸为310mm220mm,厚度分别为20、30、40、50mm。
7.1.3? 卷夹、卷盒用牛皮板双裱压制,也可用黄板纸制作,外裱牛皮纸、漆纸或漆布。
7.2? 卷内表格的规格和制成材料要求
7.2.1? 案 卷 内 封 面、卷 内 目 录、卷 内 备 考 表 的 规 格 为:文 字 材 料 卷260mm185mm,图样卷或文字图样混合卷297mm210mm。
7.2.2? 案卷内封面、卷内目录、卷内备考表用70g以上白色书写纸制作。
7.3? 案卷脊背的规格和制成材料要求
7.3.1? 脊背规格与卷夹、卷盒的厚度和长度一致,即310mm20、30、40、50mm。
7.3.2? 卷皮和表格制作的字体、字号可以自定,但必须清晰端正。
 
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