技术规范、规程

城市建设档案著录规范

发布时间:2017-09-26
关于发布国家标准
《城市建设档案著录规范》的通知
 (建标〔200167号)
      根据建设部建标〔2000〕25号的要求,由建设部会同有关部门共同制订的《城市建设档案著录规范》,经有关部门会审,批准为国家标准,编号为 GB/T50323—2001,自2001年7月1日起施行。
      本标准由建设部负责管理,建设部城建档案工作办公室负责具体解释工作,建设部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行。
 中华人民共和国建设部
                      2001年3月5日
城市建设档案著录规范
1 总  则
1.0.1 为建立健全全国统一的城建档案检索体系,提高全国城建档案的管理水平,充发挥城建档案在城市建设中的作用,制定本规范。
1.0.2 本规范适用于各类城建档案的著录工作,不适宜用作城建档案目录的组织方法。
1.0.3 城建档案著录除执行本规范外,尚应执行有关标准规范的规定。
2 术语、符号
2.1 术  语
2.1.1 城建档案(urbanconstructionarchive)
在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2.1.2 建设工程项目(constructionpriject)
具有计划任务书和总体设计,经济上实行独立核算,行政上具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程,也可以只有一个单项工程。
2.1.3 单项工程(singleproject)
在建设工程项目中,具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
2.1.4 工程档案(projectarchive)
工程档案是在整个工程建设过程中,包括从立项、审批到竣工验收备案等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的有价值的历史记录。
2.1.5 案卷(file)
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
2.1.6 城建档案著录(descriptionofurbanconstructionarchive)
编制城建档案目录时,为提取城建档案信息,对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
2.1.7 城建档案著录项目(item ofdescriptionforurbanconstructionarchive)
揭示城建档案内容和形式特征的记录事项,分大项、小项和单元。大项主要包括题名与责任者、稿本与文种、密级与保管期限、时间、载体与数量、专业记载、附注与提要、排检与编号等八项。各大项下又分若干小项,小项下又分若干单元。
2.1.8 条目(entry)
档案著录的结果,是反映工程(项目)、案卷、文件内容和形式特征的著录项目的组合。
2.1.9 著录格式(descriptionform andformat)
著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
2.1.10 档案目录(catalogueforarchives)
按照一定的次序编排而成的条目汇集,是档案管理、检索和报道的工具。
2.2 符  号
2.2.1 著录用符号
为了区分、识别各著录大项、小项或表达著录内容,著录时,必须使用一些特定的符号,这些特定的符号就是著录用符号。著录用各种符号及用途详见下表:
 表2.2.1 著录用符号及用途
 

符号 用    途
.— 置于下列六大项之前:稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项,用于区分各大项
= 置于并列题名之前
置于下列著录小项之前:文件编号、工程地址、文种、保管期限、数量及单位、规格,以及各专业记载项之间,用于区分各著录小项
/ 置于第一责任者之前
置于其他责任者之前,多个文件编号之间,用于区分同一著录小项的各著录单位
+ 置于每一个附件之前
〔〕 置于下列著录内容的两端:自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者
省略时的“等”字
() 置于有关责任者的说明文字的两端,如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务或身份、外国责任者国别及姓名原文等? 置于不能确定的著录内容之前,一般与〔〕号配合使用
用于下列内容之间:日期起止,档号、电子文档号、缩微号、存放地址号的各层次之间
用于节略内容
用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”表示
 2.2.2 著录用符号使用说明
1.“.—”符号占两格,在回行时不应拆开。“〔〕”和“()”左右两半各占一格,其他符号均占一格,前后不再空格。
2.如某个著录大项缺少第一个著录小项时,应将现在位于首位的小项原规定的著录符号改为“.—”。
3.不著录的大项、小项或单元,其著录符号应连同该项目一并省略。
 
3 基本规定
 
3.1 著录级别与著录详简级次
3.1.1 依据著录对象的不同,可将档案著录划分为工程(项目)级、案卷级、文件级三级。
1.工程(项目)级著录是对一个工程(项目)的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录。
2.案卷级著录是对一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。
3.文件级著录是对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录。
3.1.2 著录详简级次指著录的详简程度,分为简要级次和详细级次。
1.条目仅著录必要项目的称简要级次。
必要项目包括:正题名、文件编号、工程(项目)地址、第一责任者、时间、专业记载、档号、缩微号、存放地址号、主题词。
2.条目除著录必要项目外,还著录部分或全部选择项目的称详细级次。
选择项目包括:并列题名、副题名及说明题名文字、其他责任者、附件、稿本与文种、密级、保管期限、载体与数量、附注、提要、档案馆代号、电子文档号。
3.2 著录文字要求
3.2.1 著录用文字必须规范化。
3.2.2 文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。
3.2.3 其他语种文字档案著录时必须依照其语种文字书写规则。
3.3 著录信息源
3.3.1 著录信息来源于被著录的档案。
3.3.2 单份文件著录时,主要依据文头、文尾。
3.3.3 一个案卷著录时,主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。
3.3.4 被著录的档案信息不足时,参考其他有关的档案、资料。
 
4 著录项目
 
4.1 著录项目划分
4.1.1 城建档案著录项目共分题名与责任者项、稿本项、密级与保管期限项、
时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项、排检与编号项等八大项,每大项又分若干小项。详见下表:
 表4.1.1 城建档案著录项目划分

序号 著录项目名称
大  项 小  项
1 城市建设档案著录规范
admin 发表于2014-07-18 15:32:07 | 查看:392次
关于发布国家标准
《城市建设档案著录规范》的通知
 
(建标〔200167号)
 
根据建设部建标〔2000〕25号的要求,由建设部会同有关部门共同制订的《城市建设档案著录规范》,经有关部门会审,批准为国家标准,编号为 GB/T50323—2001,自2001年7月1日起施行。
本标准由建设部负责管理,建设部城建档案工作办公室负责具体解释工作,建设部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行。
 
 
 
中华人民共和国建设部
                      2001年3月5日
城市建设档案著录规范
 
1 总  则
 
1.0.1 为建立健全全国统一的城建档案检索体系,提高全国城建档案的管理水平,充发挥城建档案在城市建设中的作用,制定本规范。
1.0.2 本规范适用于各类城建档案的著录工作,不适宜用作城建档案目录的组织方法。
1.0.3 城建档案著录除执行本规范外,尚应执行有关标准规范的规定。
 
2 术语、符号
 
2.1 术  语
2.1.1 城建档案(urbanconstructionarchive)
在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2.1.2 建设工程项目(constructionpriject)
具有计划任务书和总体设计,经济上实行独立核算,行政上具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程,也可以只有一个单项工程。
2.1.3 单项工程(singleproject)
在建设工程项目中,具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
2.1.4 工程档案(projectarchive)
工程档案是在整个工程建设过程中,包括从立项、审批到竣工验收备案等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的有价值的历史记录。
2.1.5 案卷(file)
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
2.1.6 城建档案著录(descriptionofurbanconstructionarchive)
编制城建档案目录时,为提取城建档案信息,对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
2.1.7 城建档案著录项目(item ofdescriptionforurbanconstructionarchive)
揭示城建档案内容和形式特征的记录事项,分大项、小项和单元。大项主要包括题名与责任者、稿本与文种、密级与保管期限、时间、载体与数量、专业记载、附注与提要、排检与编号等八项。各大项下又分若干小项,小项下又分若干单元。
2.1.8 条目(entry)
档案著录的结果,是反映工程(项目)、案卷、文件内容和形式特征的著录项目的组合。
2.1.9 著录格式(descriptionform andformat)
著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
2.1.10 档案目录(catalogueforarchives)
按照一定的次序编排而成的条目汇集,是档案管理、检索和报道的工具。
2.2 符  号
2.2.1 著录用符号
为了区分、识别各著录大项、小项或表达著录内容,著录时,必须使用一些特定的符号,这些特定的符号就是著录用符号。著录用各种符号及用途详见下表:
 表2.2.1 著录用符号及用途
 

符号 用    途
.— 置于下列六大项之前:稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项,用于区分各大项
= 置于并列题名之前
置于下列著录小项之前:文件编号、工程地址、文种、保管期限、数量及单位、规格,以及各专业记载项之间,用于区分各著录小项
/ 置于第一责任者之前
置于其他责任者之前,多个文件编号之间,用于区分同一著录小项的各著录单位
+ 置于每一个附件之前
〔〕 置于下列著录内容的两端:自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者
省略时的“等”字
() 置于有关责任者的说明文字的两端,如责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务或身份、外国责任者国别及姓名原文等? 置于不能确定的著录内容之前,一般与〔〕号配合使用
用于下列内容之间:日期起止,档号、电子文档号、缩微号、存放地址号的各层次之间
用于节略内容
用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”表示
 2.2.2 著录用符号使用说明
1.“.—”符号占两格,在回行时不应拆开。“〔〕”和“()”左右两半各占一格,其他符号均占一格,前后不再空格。
2.如某个著录大项缺少第一个著录小项时,应将现在位于首位的小项原规定的著录符号改为“.—”。
3.不著录的大项、小项或单元,其著录符号应连同该项目一并省略。
 
3 基本规定
 
3.1 著录级别与著录详简级次
3.1.1 依据著录对象的不同,可将档案著录划分为工程(项目)级、案卷级、文件级三级。
1.工程(项目)级著录是对一个工程(项目)的所有档案的内容及形式特征进行分析、记录。
2.案卷级著录是对一个案卷的档案内容和形式特征进行分析、记录。
3.文件级著录是对一份文件的内容和形式特征进行分析、记录。
3.1.2 著录详简级次指著录的详简程度,分为简要级次和详细级次。
1.条目仅著录必要项目的称简要级次。
必要项目包括:正题名、文件编号、工程(项目)地址、第一责任者、时间、专业记载、档号、缩微号、存放地址号、主题词。
2.条目除著录必要项目外,还著录部分或全部选择项目的称详细级次。
选择项目包括:并列题名、副题名及说明题名文字、其他责任者、附件、稿本与文种、密级、保管期限、载体与数量、附注、提要、档案馆代号、电子文档号。
3.2 著录文字要求
3.2.1 著录用文字必须规范化。
3.2.2 文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。
3.2.3 其他语种文字档案著录时必须依照其语种文字书写规则。
3.3 著录信息源
3.3.1 著录信息来源于被著录的档案。
3.3.2 单份文件著录时,主要依据文头、文尾。
3.3.3 一个案卷著录时,主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。
3.3.4 被著录的档案信息不足时,参考其他有关的档案、资料。
 
4 著录项目
 
4.1 著录项目划分
4.1.1 城建档案著录项目共分题名与责任者项、稿本项、密级与保管期限项、
时间项、载体与数量项、专业记载项、附注与提要项、排检与编号项等八大项,每大项又分若干小项。详见下表:
 表4.1.1 城建档案著录项目划分

序号 著录项目名称
大  项 小  项
1 题名与责任者 题名
文件编号
工程(项目)地址
责任者
附件
2 稿本与文种 稿本
文种
3 密级与保管期限 密级
保管期限
4 时间 载体类型
5 载体与数量 数量及单位
 
题名与责任者
题名
文件编号
工程(项目)地址
责任者
附件
2 稿本与文种 稿本
文种
3 密级与保管期限 密级
保管期限
4 时间 载体类型
5 载体与数量 数量及单位
 
 
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